Techniki zarządzania czasem

Podczas gdy większość artykułów sprowadza się do tego jak stworzyć dłuuugi plan działania oraz metodach jak wykonać jak najwięcej w jak najkrótszym czasie, warto zwrócić uwagę także na racjonalizację naszych założeń. Być może przeświadczenie o słabej organizacji czasu wynika z nadmiaru obowiązków, którym nie sprostał by ktokolwiek?

Zarówno prokrastynacja, ale również intensywne działanie i brak umiaru w dłuższej perspektywie przyczynią się do wycieńczenia organizmu. Metoda budowania planu i wyznaczania dziennych/miesięcznych czy długofalowych planów jest pomocna jeśli ma również na uwadze normalne życie. Wprost proporcjonalnie do wydłużającej się listy zadań, napięcie i stres wzrastają, w rezultacie uniemożliwiając efektywne działanie w czasie. 

Reasumując, prawidłowe zarządzanie czasem polega na tworzeniu planu, który jest swoistą mapą myśli, który uporządkuje cały szereg obowiązków, ale także poprzez wizualizację zadań, przyniesie ulgę i zredukuje stres. Dzięki niemu będziemy mieli jasny pogląd na temat postępów w pracy, jak również będziemy mogli racjonalnie podjąć się realizacji wyznaczonych działań. 

Jak uniknać efektu „jojo” – dodawania coraz większej ilości zadań do listy, która prowadzi do lawiny niepowodzeń?

Nieustanne dopisywanie kolejnych "priorytetów" niecierpiących zwłoki, przecenianie swoich możliwości zakrawające o pracoholizm, a także lekceważenie istoty odpoczynku, snu i relaksu w dłuższej perspektywie zrujnuje cały plan, oraz doprowadzi do choroby - długotrwały stres powoduje bezsenność, problemy metaboliczne i trawienne, a  w końcowym efekcie znacznie utrudnia uczenie się, zapamiętywanie oraz rozwiązywanie najprostszych problemów.

Zarządzając czasem efektywnie należy z rozwagą podejść do kwestii planowania, wziąwszy także pod uwagę czynnik jakim jesteś Ty sam. Planując i dodając do listy nowe czynności, wyzwania i/lub zobowiązania  postaraj się zachować w tym wszystkim umiar. Efektami przepełnienia listy będą wyłącznie zaległości, frustracja, a finalnie opinia osoby niekompetentnej, niezorganizowanej i roztrzepanej, której  wysiłki zostaną ocenione odwrotnie do nakładu pracy jaki włożyła w nieskończoną lub/i niestaranną pracę.

Do głównych błędów popełnianych w procesie planowania należą:

Nierealne terminy

Przekraczanie ludzkich możliwości

Zbędny pośpiech

Brak asertywności

Brak zdrowego rozsądku

Brak czasu na relaks

Brak czasu na sen

Stres
Nieprawidłowe priorytezowanie

Kiedy wypisanie wszystkiego co mamy w głowie przynosi ulgę, gdyż wreszcie mamy czarno na białym zarys zadań do wykonania, to jednocześnie zawsze należy pamiętać o rozsądnym nadawaniu wagi poszczególnym zadaniom. Nie wszystko musi być na już i nie wszystko musi być wyłącznie na naszej głowie, natomiast aby wykonać pewne rzeczy dobrze, należy poświęcić im czas.

Umiejętność wyznaczania priorytetów zbawienna w walce ze stresem

Stres, praca, codzienne wyzwania, a dobre samopoczucie? Jak znaleźć w tym wszystkim równowagę?
Kłębiące się w głowie myśli, setki zadań do wykonania, zamartwianie się i brak czasu dosłownie na wszystko... Pęd świata i poczucie ciągle upływającego czasu paradoksalnie sprawia, że w obawie przed utratą tego czasu tracimy go jeszcze więcej. Zdenerwowanie, lęk przed porażką lub niedocenieniem oraz panika, nigdy nie są dobrymi doradcami, a pośpiech wbrew pozorom nie ułatwia ich wykonania - zazwyczaj nie sprzyja skupieniu się, natomiast łatwiej o popełnienie błędów.

Szereg elementów wpływa na nasze dobre samopoczuciem, miedzy innymi to w jaki sposób radzimy sobie z codziennymi obowiązkami. Zaniedbania i odkładanie na później stopniowo nawarstwiają się, osłabiają odporność organizmu na stres i przeradzają w zwykłą niemoc, a czasami depresję. Jakość inteligencji emocjonalnej jak również asertywność odgrywają w tym wszystkim ważną rolę. Czasami warto jest powiedzieć „Nie”, ale czasami trzeba zawalczyć,  okiełznać negatywne myśli i po prostu wziąć się do roboty. 

Planowanie, planowanie, planowanie. Jeszcze nie skończyliśmy jednego zadania a już myślimy o kolejnym. Wszystko jest ważne, a jeśli jedna rzecz z listy wypadnie to będzie wprost oznaczało, że nie dajemy rady i jesteśmy do niczego.

To tylko jeden z prawdopodobnych scenariuszy. Czasem może być lepiej a czasem już tylko gorzej. Czy można jakoś oszukać ten nieprzerwany krąg?

Tworzenie listy priorytetów nie tylko służy usystematyzowaniu tego, co mamy do zrobienia na wypadek gdyby nam coś jakimś cudem „wyleciało z głowy”. Przede wszystkim odpowiednie zarządzanie listą tych zadań może w niebywały sposób ułatwić zarządzanie czasem, wyróżnienie tego co jest ważne i na teraz, a na dodatek może się okazać, że mamy całkiem sporo czasu „tylko dla siebie” -  można wreszcie zrobić pranie, skoczyć na zakupy lub siłownię albo sprawdzić dziecku lekcje.

Cała sztuka w odpowiednim planowaniu dnia i wyznaczaniu priorytetów polega na tym, aby przy wszystkich założonych obowiązkach zadać sobie kulminacyjne pytanie „czy świat (czyt. MÓJ ŚWIAT) się zawali jeżeli tego nie zrobię”? Jeżeli o dziwo, na wszystkie pytanie o odpowiedź brzmi „nie” to można przejść do kolejnego etapu wyznaczania priorytetów, mianowicie zadać sobie pytanie  „na którym zadaniu zależy mi najbardziej, a niewykonanie go w odpowiednim czasie zdecydowanie poskutkuje obniżeniem formy, wyrzutami sumienia, a ostatecznie obniżeniem odporności na stres i pogorszeniem samopoczucia?”.

Takie świadome planowanie a także umiejętność mówienia „Nie” jak również poszukiwanie równowagi w dłuższej perspektywie może diametralnie poprawić jakość życia i  zmniejszyć ilość zaległości – zwłaszcza w naszej głowie – jak również poprawić naszą samoocenę. Nawet jeżeli nasza lista nie ma końca, to skupienie się na kilku, tylko tych najważniejszych rzeczach sprawi, że zaśniemy spokojnie, zadowoleni i w pełni gotowi na następny dzień.